Januar 2026
GENERELLE BETINGELSER OG VILKÅR FOR SAMHANDEL MED ROYAL STAGE/ FREDERIKSBORGCENTRET – JURIDISK BINDENDE AFTALEVILKÅR
Disse betingelser gælder for alle aftaler og samhandelsforhold med Royal Stage/Frederiksborg Centret, herunder men ikke begrænset til leje af faciliteter, levering af services, tekniske ydelser og forplejning.
DEFINITIONER
I nærværende vilkår forstås ved:
– “Royal Stage”: Royal Stage/Frederiksborg Centret som udlejer
– “Kontraktpart”: Den juridiske eller fysiske person, der indgår aftale med Royal Stage, herunder arrangører, udstillere, leverandører og andre samhandelspartnere
– “Aftalen”: Den samlede aftale bestående af kontrakten og nærværende vilkår
– “Faciliteter”: Haller, mødelokaler og tilhørende arealer
Nærværende betingelser udgør en integreret del af enhver aftale om leje af faciliteter og tilhørende services i Royal Stage/Frederiksborg Centret og er juridisk bindende for alle parter. Disse vilkår har forrang over eventuelle modstridende bestemmelser i arrangørens egne vilkår, medmindre andet udtrykkeligt er aftalt skriftligt.
Råderet og anvendelse
Kontraktparten har råderet over det lejede areal fra kl. 07:00 på første dag af lejemålet indtil kl. 23:00 på sidste dag, medmindre andet er aftalt skriftligt. Er der tale om et arrangement, hvor der er flere arealer i brug, vil det fremgå af kontrakten hvilke arealer, der er i brug på hvilket tidspunkt og til hvilket formål. Arealet må anvendes til møder, konferencer, koncerter, sport, udstillinger og andre lignende arrangementer jf. kontrakt. Brug af området til andre formål kræver skriftlig godkendelse fra Royal Stage.
Strøm, som kan trækkes fra eksisterende stikkontakter i mødelokaler, er inkluderet. Som udgangspunkt vil bestilt strøm blive tændt hver dag, 1 time før udstillingen åbner og slukket 1 time efter, at udstillingen er lukket. Det samme gælder for ind- og udrykningsdage. Hvis Kontraktparten har brug for døgnstrøm, altså strøm natten over, skal dette bestilles separat. Kontraktpartens medbragte apparater skal være forsynet med jordforbindelse.
Ved installering af strøm i haller afregnes jf. gældende prislister. Alle strøminstallationer og ekstra strømudtag i haller skal udføres af Royal Stage. Arrangør og/eller tredjepart kan foretage tilkobling til strømudtag leveret af Royal Stage.
Royal Stage forbeholder sig retten til at flytte samarbejdet til anden hal med mindst 180 dages varsel.
Hvis Kontraktparten reducerer væsentligt i antal gæster eller omfang af arrangementet, forbeholder Royal Stage sig retten til at justere de aftalte lokaler.
Der må ikke nedfældes søm, skruer, bolte og lign. i gulvet. Ved lejeforholdets ophør skal det lejede afleveres i samme stand som modtaget.
Betalings- og annulleringsbetingelser
Betalingsvilkår fremgår af kontrakten. Royal Stage kan kræve depositum, bankgaranti eller anden sikkerhedsstillelse som sikkerhed for opfyldelse af Kontraktpartens forpligtelser. Betaling skal ske senest 8 dage efter fakturamodtagelse. Ved forsinket betaling påløber renter jf. renteloven samt alle inkassoomkostninger. Royal Stage forbeholder sig ret til at overdrage fordringen til inkasso og kan suspendere alle leverancer ved betalingsmisligholdelse. Alle priser er ekskl. moms. Kontraktparten hæfter ubetinget for alle omkostninger og forpligtelser, uanset hvem der har bestilt ydelserne på Kontraktpartens vegne.
Royal Stage arbejder med bindende aftaler, som udgangspunkt ikke kan annulleres. Royal Stage kan opsige aftalen med øjeblikkelig virkning ved Kontraktpartens misligholdelse, herunder men ikke begrænset til manglende betaling, overtrædelse af sikkerhedsbestemmelser, disse vilkår eller anden væsentlig kontraktbrud. Ved Royal Stages opsigelse bortfalder Kontraktpartens ret til refusion, og Royal Stage kan kræve fuld erstatning for tab, omkostninger og fortabt fortjeneste. Royal Stage kan endvidere kræve betaling for allerede afholdte omkostninger og reserverede kapaciteter.
Hvis Royal Stage skal udfylde dokumenter for at blive oprettet som leverandør, eller Kontraktparten har behov for Royal Stage firmaoplysninger eller code of conduct, skal dokumenterne sendes i så god tid, at fakturering og planlægning kan ske planmæssigt. Manglende rettidig fremsendelse kan medføre forsinkelser eller tillægsomkostninger for Kontraktpartens regning.
Deadlines
Deadlines aftalt for samarbejdet skal overholdes for at Royal Stage kan garantere fuld og rettidig levering. Dette gælder både setup af hal/lokale, tekniske ydelser samt F&B.
Tilladelser
Kontraktparten er ansvarlig for alle relevante tilladelser hos myndighederne, herunder men ikke begrænset til KODA-betaling ved musikafspilning, miljøgodkendelser, arbejdstilladelser og andre lovpligtige godkendelser. Kontraktparten holder Royal Stage skadesløs for alle krav, bøder eller omkostninger som følge af manglende tilladelser.
Rengøring
Hal- og lokalelejen indeholder almindelig daglig rengøring af haller, lokaler, fællesarealer og toiletter. Royal Stage forestår rengøring af fællesarealer, dvs. gangarealer, mødelokaler, foyer, toiletter, restauranter og caféer. Kontraktparten er selv ansvarlig for rengøring af Kontraktpartens stand samt bortskaffelse af affald. Kontraktparten finder containere til restaffald samt til pap og flasker uden for udstillingshallen. Ønsker Kontraktparten støvsugning af Kontraktpartens stand, kan Kontraktparten forudbestille rengøring, afhængig af specifikke vilkår for Kontraktpartens arrangement.
Ved udstillinger/messer indeholder lejen daglig støvsugning af gangarealer, fællesarealer og toiletter.
Hvis samarbejdet eller Kontraktpartens område nødvendiggør mere end ”almindelig” rengøring – f.eks. ved oliespild, harpiks, popcorn/slush-ice, brug af popcorn eller anden ekstraordinær tilsmudsning – kan det blive nødvendigt at fakturere for ekstra rengøring.
Truss og AV-udstyr
Brandgodkendelse
For at sikre brandgodkendelse af arrangementet skal Royal Stage have nødvendige tegninger eller informationer til udfærdigelse af tegninger senest 6 uger før samarbejdets påbegyndelse.
Betaling for udarbejdelse af brandtegninger og brandgodkendelse af tegninger påhviler Kontraktparten.
Gulvtæpper skal have en af følgende godkendelse:
– ”Klasse G gulvbelægning efter DS 1063.2
– Gulvbelægning klasse DFL – s1 klassificeres efter EN 13501 Fire classification of construction products and building elements
– NT Fire 007
Inventar skal have følgende godkendelse:
– Mindst klasse Ds2, d2 – klasse B materiale.
– Polstrede møbler: EN1021-1 (DD/EN-1021-1, 2014.
Brug af scenerøg, stage flame, pyroteknik, diverse dekoration (f.eks. heliumballoner), popcornmaskine og bioethanol-pejse skal være aftalt med Royal Stage på forhånd. Det kan medføre krav om egenbetalt brandvagt. Bioethanol-pejse skal installeres efter leverandørens anvisninger og sikkerhedsbestemmelser. I samarbejdets varighed må der ikke foretages nogen form for omhældning. Der må ikke forefindes reservelager for væsker på standen, og pejsens brandkammer skal overdækkes ved lukketid, såfremt der stadig er væske tilbage. I Kontraktpartens område skal let tilgængeligt og synligt forefindes egnet slukningsmateriel. Kaffemaskiner, elkedler og andre apparater i bagrum kræver en CO2-kulsyre håndslukker på min. 5 kg., som placeres synligt og tilgængeligt.
Royal Stage kan til enhver tid kræve dokumentation for, at materialer er tilstrækkeligt imprægneret/sikret mod brand, herunder at Royal Stage udfører tests af materialets brandmodstandsevne. Overdækning af standen/tagkonstruktioner skal aftales og godkendes af Royal Stage før opsætning. Trægulv på standen må ikke lægges som riste med mellemrum eller underliggende hulrum.
Håndtering af arrangørens og/eller tredjeparts materialer
Royal Stage kan i visse tilfælde tilbyde hjælp til af- og pålæsning samt håndtering og/eller opbevaring af materialer. Dette kan ikke automatisk påregnes og vil afhænge af tidspunkt og omfang. Det skal i alle tilfælde aftales med Royal Stage minimum 2 uger inden samarbejdets påbegyndelse. Håndtering/opbevaring af materialer vil blive faktureret efter gældende prisliste. Ved forsendelse af gods til Royal Stage skal godset sendes til: Royal Stage, Milnersvej 39, 3400 Hillerød med tydelig mærkning af arrangement og standnummer samt kontaktperson (med telefonnr. og mailadresse). Vi har begrænset lagerkapacitet, så varer eller udstillingsmaterialer kan som udgangspunkt først leveres på indrykningssdagen og skal afhentes i den aftalte nedtagningsperiode. Såfremt gods leveres uden for dette tidsrum, eller ikke fjernes inden for det angivne tidsrum, og der ikke er aftalt andet, kan gods afvises/fjernes for Kontraktpartens regning. Opbevaring af gods samt assistance med læsning og/eller flytning af gods faktureres per påbegyndt halve time. Ved levering skal chaufføren ringe til +45 4820 9175 ca. 10 minutter før ankomst. Kun på forudbestilling kan Royal Stage forventes at assistere med læsning/losning af gods med truck, og der vil blive faktureret per påbegyndt halve time.
Opbevaring af materialer
Dette kan ikke automatisk påregnes og vil afhænge af tidspunkt og omfang. Det skal i alle tilfælde aftales med Royal Stage minimum 2 uger inden arrangementets første dag. Håndtering/opbevaring af materialer vil blive faktureret efter gældende prisliste. Royal Stage påtager sig intet ansvar for materialer under nogen omstændigheder, hverken under håndtering, transport eller opbevaring. Kontraktparten er ansvarlig for at forsikre alle materialer fuldt ud og holder Royal Stage skadesløs for alle krav. Royal Stages samlede erstatningsansvar er begrænset til det beløb, Kontraktparten har betalt for den konkrete ydelse, dog maksimalt DKK 50.000 per skadetilfælde. Royal Stage er ikke ansvarlig for indirekte tab, herunder men ikke begrænset til driftstab, avancetab, goodwill-tab, følgeskader eller tab som følge af tredjemands krav. Ansvarsfraskrivelsen gælder ikke ved Royal Stages grove uagtsomhed eller forsætlige handlinger.
Håndtering og bortskaffelse af affald
Håndtering/bortskaffelse af affald udover almindelige affaldsbeholdere vil blive afregnet i forhold til omfang. Eventuelt kan containere indlejes for Kontraktpartens regning til separat anvendelse for det specifikke arrangement. Kontraktparten er selv ansvarlig for rengøring af Kontraktpartens stand/område samt bortskaffelse af affald. Kontraktparten finder containere til restaffald samt til pap og flasker ved angivne steder.
Sikkerhed/vagter
Royal Stage sikkerhedsprocedurer er en del af denne kontrakt og skal altid overholdes. Har Kontraktparten specifikke sikkerhedsprocedurer, skal disse tilsendes Royal Stage senest 3 uger inden samarbejdet for godkendelse af Royal Stage.
Ved leje af haller i Royal Stage er det obligatorisk at have vagt af hensyn til en eventuel evakueringssituation. Derudover kan der være tale om f.eks. adgangskontrol, brandvagt, samarit, parkerings-/trafikvagter og crowd management. Royal Stage vurderer suverænt behovet for disse ud fra antal gæster og arrangementets natur.
Brandvagt skal altid bestilles gennem Royal Stage af hensyn til brandsikkerheden.
Hvis Kontraktparten ønsker en ekstern vagtudbyder, skal denne godkendes af Royal Stage, og der skal i så fald være en obligatorisk Royal Stage vagtansvarlig til stede. Royal Stage har ret til ikke at godkende den ønskede vagtudbyder.
Arbejdsmiljø og sikkerhed
Alle, der arbejder i Royal Stage, skal overholde Arbejdstilsynets regler, som er omtalt på www.arbejdstilsynet.dk (tlf.: 70 12 12 88). Dette gælder både for Kontraktparter og deres leverandører, der arbejder på vegne af disse.
Det er ikke tilladt for børn og unge under 15 år at være til stede under ind- og udrykning, eller når der i øvrigt arbejdes med lift/truck og/eller værktøj. Alt materiel, der medbringes, skal leve op til gældende myndighedskrav på området.
Der er hjelmpåbud ved arbejde i og under lift, og der er krav om anvendelse af sikkerhedssko ved arbejde med tungt arbejde.
Al rigging skal udføres af Royal Stage. Af sikkerhedsmæssige årsager skal Kontraktparten bestille minimum 2 wirer til opsætning af banner, skilte eller lignende. Dynamisk belastning af wirer er farligt og derfor ikke tilladt. Såfremt Kontraktparten skal løfte udstyr, skal taljepunkter/kædetaljer benyttes. Royal Stage skal etablere taljepunktet, men egen kædetalje kan monteres heri. Aftal ophængning i meget god tid, da vi har forskellige muligheder for rigging/ophængning, afhængig af placeringen i hallen. Det kan være nødvendigt at flytte Kontraktpartens placering for at opnå optimalt resultat.
Alle strøminstallationer og ekstra strømudtag i haller skal udføres af Royal Stage. Arrangør og/eller tredjepart kan foretage tilkobling til strømudtag leveret af Royal Stage.
Alle opbygninger, der foretages af Kontraktparten, skal leve op til gældende lovgivning på området.
Forplejning
Royal Stage har eneret på at levere, servere og sælge alle former for mad- og drikkevarer i hele området. Kontraktparten må ikke sælge, servere eller uddele mad- eller drikkevarer uden forudgående skriftlig godkendelse fra Royal Stage. Overtrædelse af denne bestemmelse medfører øjeblikkelig opsigelse af aftalen samt erstatningskrav. Uddeling af smagsprøver kræver forudgående skriftlig aftale med Royal Stage. Ved fødevaremesser kan godkendte udstillere efter forudgående skriftlig aftale med Royal Stage uddele smagsprøver egne produkter, forudsat at gældende lovgivning på fødevareområdet overholdes fuldt ud, herunder krav til hygiejne, opbevaring og affaldshåndtering. Ved madproduktion på standen kræves rindende koldt varmt vand, håndvask, vaskbart gulv, kølefaciliteter samt CO2-slukker minimum 5 kg og brandtæppe.
Det er ikke tilladt at medbringe egen forplejning til Royal Stage. Undtagelser kræver forudgående skriftlig godkendelse fra Royal Stage og kan medføre betaling af kompensation til Royal Stage. Uautoriseret medtagelse af forplejning kan medføre konfiskering og/eller håndteringsgebyr.
Kontraktparten må ikke sælge stande eller områder til tredjemand, der sælger forplejning, uden forudgående skriftlig godkendelse fra Royal Stage. Overtrædelse medfører øjeblikkelig opsigelse og erstatningskrav.
Generelle retningslinjer for ophold i Royal Stage
Vi henviser til Royal Stage’s generelle retningslinjer, som er gældende for alle arrangementer i Royal Stage, som kan ses her.
Tunge genstande
Gulvet i hallen er enten rent sportsgulv eller dækket af vinylgulv eller tæppefliser, afhængig af arrangementet. Kontraktparten er naturligvis velkommen til at medbringe eget tæppe til Kontraktpartens stand. Bemærk, at der vil være en afskaffelsesomkostning per m², hvis Kontraktparten ikke ønsker at tage Kontraktpartens eget tæppe med tilbage. Det er vigtigt, at tæppet ligger fast og jævnt, således at faldulykker undgås, og tæppet skal derfor fastgøres med tape. Det er også vigtigt, at Kontraktparten anvender den rigtige tape, således at tapen ikke ødelægger gulv eller gulvbelægning. Kontakt Royal Stage for at sikre den korrekte tape til underlaget til netop Kontraktpartens arrangement. Eget tæppe skal være brandgodkendt til messebrug.
Vægtbegrænsning er 500 kg per m². Materiale må ikke overstige det tilladte vægttryk på gulvet. Kontakt venligst Royal Stage, hvis Kontraktparten har tungt gods, således at Royal Stage dels kan sikre, at Kontraktpartens materiale ikke overstiger det tilladte vægttryk på gulvet, og dels kan sikre, at Kontraktpartens materiale ikke ødelægger eventuel gulvbelægning. Ved tunge udstillingsgenstande kan Royal Stage forlange trykaflastning af punkter. Biler og andre tunge køretøjer skal altid stå på plader. Hvis Kontraktparten har store og/eller tunge udstillingsgenstande, er det muligt, at Royal Stage vil bede Kontraktparten placere Kontraktpartens udstillingsgenstande, før Royal Stage bygger stande op og/eller lægger gulvbelægning, så Royal Stage sikrer, at Kontraktparten kan komme ind og at intet ødelægges på vej ind og ud. Ligeledes kan det være en fordel at vente med at hente Kontraktpartens tunge genstande, til standene er nedtaget, dvs. ofte dagen efter.
Hvis Kontraktparten ønsker at medbringe køretøjer på arrangementet, skal dette ansøges hos Royal Stage minimum 4 uger før samarbejdets påbegyndelse. Ved tunge genstande kan Royal Stage forlange trykaflastning af punkter. Biler og andre tunge køretøjer/genstande skal altid stå på plader. Retningslinjer for køretøjer indendørs: Benzin- og dieseldrevne køretøjer: Maks 5 liter brændstof i tanken, dækslet skal være aflåst, batteriet skal være frakoblet, minimum 3 meter mellem biler, nøgle afleveres til Royal Stage natten over. El-biler: Hovedafbryderen skal være aktiveret, minimum 3 meter mellem biler, i åbningstiden skal der være en til stede til at kunne flytte bilen, Royal Stage skal have mulighed for at flytte bilen uden for åbningstid. Alle køretøjer skal stå på køreplader. Biler må ikke startes indendørs, bortset fra ved ind- og udkørsel.
GENERELLE BESTEMMELSER FOR ALLE KONTRAKTPARTER
Disse vilkår er gældende for alle Kontraktparter i enhver samhandelsrelation med Royal Stage, medmindre andet udtrykkeligt er aftalt skriftligt og underskrevet af Royal Stages direktion.
Manglende overholdelse af aftalen
Ved Kontraktpartens manglende overholdelse af deadlines vedrørende planlægning, dokumentation eller andre aftaleforpligtelser kan Royal Stage ikke garantere fuld og/eller rettidig levering. Forsinkelser eller mangler som følge heraf påhviler Kontraktparten, som kan pålægges tillægsomkostninger.
Manglende betaling af rettidigt fakturerede beløb betragtes som væsentlig misligholdelse af aftalen og kan medføre, at Royal Stage opsiger aftalen med øjeblikkelig virkning samt kræver fuld erstatning for tab og omkostninger.
Royal Stage påberåber sig retten til at udpege den retslige instans der er værneting for enhver tvist, der måtte opstå parterne imellem.
Ansvar og forsikring
Kontraktparten hæfter ubetinget og solidarisk for alle skader påført Royal Stage, dets ejendom, ansatte eller tredjemand som følge af Kontraktpartens, dennes medarbejderes, leverandørers eller kontraherede parters handlinger eller undladelser. Kontraktparten skal tegne og opretholde følgende forsikringer: (i) ansvarsforsikring minimum DKK 20 millioner per skadetilfælde, (ii) tingsskadeforsikring for alle medbragte materialer og udstyr, (iii) erhvervsansvarsforsikring, og (iv) produktansvarsforsikring hvor relevant. Forsikringsdokumentation skal fremsendes senest 14 dage før samarbejdets start. Manglende eller utilstrækkelig forsikringsdokumentation medfører øjeblikkelig aftaleophævelse. Royal Stage påtager sig intet ansvar for Kontraktpartens, leverandørers eller tredjemands materiale, udstyr eller ejendom under nogen omstændigheder. Kontraktparten er fuldt ansvarlig for alle bestillinger og arbejde udført af tredjemand på Kontraktpartens vegne og hæfter herfor som for egne handlinger. Kontraktparten holder Royal Stage skadesløs for alle krav, tab og omkostninger.
Force Majeure
Ingen af parterne er ansvarlige for manglende opfyldelse af deres forpligtelser som følge af force majeure begivenheder, herunder men ikke begrænset til naturkatastrofer, krig, terrorangreb, pandemier, strejker eller andre uforudsete begivenheder uden for parternes kontrol.
Force Majeure kan kun påberåbes, såfremt den ramte part uden ugrundet ophold har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part.
Parterne vil i rimelig udstrækning samarbejde om at flytte arrangementet til en anden dato inden for et år, såfremt det er praktisk muligt. Hvis force majeure situationen varer mere end 30 dage, kan begge parter opsige aftalen med øjeblikkelig virkning. I sådanne tilfælde bærer hver part sine egne omkostninger. Royal Stage er ikke forpligtet til refusion af allerede betalte beløb, medmindre force majeure situationen skyldes Royal Stages forhold.
INTELLEKTUELLE RETTIGHEDER OG OPHAVSRET
Kontraktparten garanterer, at alle materialer, præsentationer, musik, videoer, billeder og andet indhold, som anvendes i forbindelse med samarbejdet, ikke krænker tredjemands intellektuelle rettigheder, herunder ophavsret, varemærker, patenter eller andre beskyttede rettigheder. Kontraktparten holder Royal Stage skadesløs for alle krav, erstatningskrav og omkostninger som følge af krænkelse af intellektuelle rettigheder.
Royal Stage bevarer alle rettigheder til sit navn, logo, varemærker og øvrige intellektuelle rettigheder. Kontraktparten må ikke anvende Royal Stages navn, logo eller varemærker uden forudgående skriftlig tilladelse. Al markedsføring og kommunikation, der refererer til Royal Stage, skal godkendes skriftligt af Royal Stage inden offentliggørelse.
FOTO, VIDEO OG MARKEDSFØRING
Royal Stage forbeholder sig ret til at fotografere og filme alle arrangementer og aktiviteter på sine faciliteter til dokumentations- og markedsføringsformål. Ved indgåelse af aftalen giver Kontraktparten samtykke til, at Royal Stage kan anvende billeder og videooptagelser, hvor Kontraktpartens medarbejdere, produkter eller aktiviteter fremgår, til markedsføring og PR uden yderligere godtgørelse.
Kontraktparten må ikke foretage kommerciel fotografering eller filming på Royal Stages område uden forudgående skriftlig tilladelse. Professionel fotografering og filming til dokumentationsformål kræver koordination med Royal Stage og kan medføre tillægsomkostninger.
LYDNIVEAU OG MUSIKRETTIGHEDER
Kontraktparten skal overholde gældende regler for lydniveau og støjgener. Royal Stage kan til enhver tid kræve justering af lydniveauet, hvis det vurderes at være generende for andre aktiviteter eller i strid med myndighedskrav. Ved musikafspilning er Kontraktparten ansvarlig for betaling af KODA-afgifter og andre relevante ophavsretsafgifter.
TEKNISK UDSTYR OG KOMPATIBILITET
Alt teknisk udstyr, som Kontraktparten medbringer, skal være kompatibelt med Royal Stages eksisterende systemer og infrastruktur. Kontraktparten skal på forhånd oplyse om tekniske krav og specifikationer. Royal Stage forbeholder sig ret til at afvise udstyr, der ikke lever op til sikkerhedskrav eller kan forstyrre eksisterende systemer.
PUBLIKUMSSIKKERHED OG KAPACITETSBEGRÆNSNINGER
Kontraktparten skal overholde alle kapacitetsbegrænsninger for de lejede faciliteter. Royal Stage kan til enhver tid kræve reduktion af publikumsantal af sikkerhedsmæssige årsager. Kontraktparten er ansvarlig for publikumskontrol og skal sikre ordentlig adfærd blandt deltagere og gæster.
ALKOHOL OG SÆRLIGE TILLADELSER
Servering af alkohol kræver gyldig alkoholbevilling og skal ske i overensstemmelse med gældende lovgivning. Kontraktparten er ansvarlig for at indhente alle nødvendige tilladelser til alkoholservering og skal dokumentere disse over for Royal Stage senest 14 dage før arrangementets start. Royal Stage forbeholder sig ret til at stoppe alkoholservering ved overtrædelse af reglerne.
SPONSORATER OG KOMMERCIELLE RETTIGHEDER
Kontraktparten må ikke indgå sponsoraftaler eller kommercielle aftaler, der er i konflikt med Royal Stages eksisterende partnerskaber eller eksklusive rettigheder. Alle sponsorater og kommercielle samarbejder skal forudgående godkendes skriftligt af Royal Stage. Royal Stage forbeholder sig ret til at afvise sponsorer eller kommercielle partnere, der ikke er i overensstemmelse med Royal Stages værdier eller image.
MILJØ OG BÆREDYGTIGHED
Kontraktparten skal overholde Royal Stages miljøpolitik og bæredygtighedskrav. Dette omfatter korrekt affaldssortering, energibesparende tiltag og anvendelse af miljøvenlige materialer hvor muligt. Kontraktparten skal minimere miljøpåvirkningen fra sine aktiviteter og kan pålægges tillægsomkostninger ved manglende overholdelse af miljøkrav.
PERSONDATA OG GDPR
Kontraktparten skal overholde gældende databeskyttelseslovgivning, herunder GDPR, ved behandling af personoplysninger i forbindelse med samarbejdet. Kontraktparten er ansvarlig for at indhente nødvendige samtykker og sikre korrekt behandling af persondata. Ved deling af personoplysninger med Royal Stage skal der indgås særskilt databehandleraftale. Husk inden ankomst at tjekke de arrangementsspecifikke retningslinjer vedrørende adgang under ind- og udryk. Arrangementer, hvor der anvendes tæppefliser, har særlige regler for kørsel i haller. Ved ankomst skal Kontraktparten køre til de porte, der er angivet for Kontraktpartens specifikke arrangement. Umiddelbart efter aflæsning skal Kontraktparten forlade indrykningsområdet helt og i stedet parkere på de offentlige parkeringsarealer. Royal Stage beder Kontraktparten vise hensyn til de andre udstillere og minimere Kontraktpartens aflæsningstid – max. 30 minutter. Hvis Kontraktparten har store og tunge enheder til Kontraktpartens stand, skal Kontraktparten venligst aftale det med Royal Stage inden samarbejdet. Royal Stage vil muligvis bede Kontraktparten placere Kontraktpartens udstillingsgenstande, før opbygningen starter og bede Kontraktparten vente med at afhente dem til efter nedtagning af stande. Gangarealerne i hallen skal holdes fri, så andre kan komme forbi og så et eventuelt udrykningskøretøj kan komme til. Kontraktparten skal selv sørge for aflæsning og transport til standen. Det anbefales at medbringe sækkevogn, rullevogn eller andet relevant hjælpemiddel. Hvis Kontraktparten har brug for truckassistance, skal Kontraktparten bestille det på forhånd hos Royal Stage, og dette vil blive faktureret. Vær opmærksom på ikke at parkere i brandveje. Kontraktparten må holde ganske kortvarigt og læsse af, men chaufføren skal være i umiddelbar nærhed og kunne flytte køretøjet omgående i tilfælde af en nødsituation.
Bestillinger og deadlines
Følgende kan medføre efterfaktureringer:
Værneting og tvistløsning
Alle tvister skal først søges løst ved forhandling inden 30 dage efter tvisteemnet opstod. Lykkes dette ikke, afgøres tvister ved en af Royal Stage udpeget retslig instans.
Dansk ret finder anvendelse. Kontraktparten kan ikke rejse krav mod Royal Stage senere end 6 måneder efter samarbejdets afslutning eller den påståede skades opdagelse. For krav under DKK 100.000 kan Royal Stage vælge at henvise sagen til relevant branchespecifikt klagenævn eller voldgift.
Ændringer eller tillæg til aftalen skal være skriftlige og underskrevet af begge parter for at være gyldige. Royal Stage kan ensidigt ændre prislisterne med 30 dages skriftligt varsel. Mundtlige aftaler er ikke bindende for Royal Stage, medmindre de efterfølgende bekræftes skriftligt inden 3 arbejdsdage. E-mail betragtes som skriftlig kommunikation, når den sendes til de i kontrakten angivne e-mailadresser. Kontraktparten er bundet af mundtlige tilsagn fra sine repræsentanter.
KONTRAKTENS HIERARKI OG GYLDIGHED
Ved modstrid mellem kontraktens dokumenter gælder følgende prioritetsrækkefølge: (1) Eventuelle skriftlige tillæg underskrevet af begge parter, (2) Hovedkontrakten, (3) Nærværende generelle betingelser, (4) Royal Stages prislister og tekniske specifikationer. Skulle enkelte bestemmelser i aftalen være ugyldige eller ikke-håndhæverlige, påvirker dette ikke gyldigheden af de øvrige bestemmelser. Ugyldige bestemmelser erstattes af lovlige bestemmelser, der kommer det oprindelige formål nærmest muligt.
OVERHOLDELSE AF LOVGIVNING OG MYNDIGHEDSKRAV
Arrangøren kan ikke foretage modregning i sine forpligtelser over for Royal Stage, medmindre arrangørens modkrav er ubestridt, erkendt af Royal Stage eller fastslået ved endelig dom. Royal Stage har tilbageholdelsesret i arrangørens materiale og udstyr for alle forfaldne krav og kan realisere disse til dækning af sine tilgodehavender efter 14 dages skriftligt varsel. Royal Stage kan endvidere kræve sikkerhedsstillelse for arrangørens forpligtelser.
Kontraktparten kan ikke foretage modregning i sine forpligtelser over for Royal Stage, medmindre Kontraktpartens modkrav er ubestridt, skriftligt erkendt af Royal Stage eller fastslået ved endelig dom. Royal Stage har tilbageholdelsesret i Kontraktpartens materiale, udstyr og andre aktiver for alle forfaldne krav og kan realisere disse til dækning af sine tilgodehavender efter 14 dages skriftligt varsel. Royal Stage kan endvidere kræve sikkerhedsstillelse for Kontraktpartens forpligtelser i form af bankgaranti, depositum eller anden godkendt sikkerhed.
